Quando discorremos sobre possíveis formas de organização do processo de trabalho e no seu consequente detalhamento de conceitos e ideias, é quase certo falarmos em Kanban. Mas do que se trata esta metodologia e quais são seus reais benefícios? Antes de começarmos, se faz necessário uma breve viagem na História. Vamos lá?

Do Fordismo ao “Just in Time”: nasce o Kanban!

Durante boa parte do século XX, o Fordismo era o método de produção mais utilizado. Criado por Henry Ford (o criador do Ford T), ele priorizava o modelo de produção continuada, que buscava produzir e estocar o maior número de produtos, em um menor tempo possível.

Isto era viável graças à extensa demanda existente naquela época. De fato, o Fordismo foi muito bem sucedido até a crise mundial de 1929. Depois disso, ficou impossível manter um conceito de produção que não priorizava o uso sustentável da matéria prima.

Além disso, os estoques estavam sempre cheios de produtos que demoravam meses para serem vendidos (devido à recessão econômica), e que depreciavam em uma velocidade assustadora.

É neste ponto que o Kanban surge - atrelado a Metodologia “Just in Time”-, desenvolvido pela montadora japonesa de carros Toyota, em 1960. Em termos práticos, é um sistema ágil e visual para o controle de produção e gestão de tarefas, que estrutura um fluxo de produção basicamente com post-its ou cartões e um quadro. Não é à toa que a sua tradução literal do japonês é “cartão” ou “sinalização”.

O Kanban, junto com o JiT, ajudou em uma importante mudança de paradigma na sociedade industrial, migrando do modelo de produção contínua (Fordismo) para o modelo da “produção puxada”. Ou seja, um produto só é produzido quando outro sai do estoque, vendido.

A finalidade inicial desta metodologia era justamente controlar o estoque de materiais. Sendo assim, no fim das contas se obtém um equilíbrio entre o estoque e produção. Mas, atualmente, podemos entender que a criação de um gerenciamento assertivo do fluxo de trabalho, equilíbrio de processos e limite da quantidade de trabalho são os maiores fins do Kanban.

As vantagens do Kanban no processo e eficiência de trabalho

Até aqui conseguimos compreender a história do Kanban. No entanto, que tipo de benefícios ele fornece? Como podemos usá-lo para trazer mais eficiência no fluxo de trabalho. Abaixo, listamos os 6 pontos principais:

1-       Redução de Custos

Com o Kanban, todos os insumos alocados no fluxo de trabalho são monitorados. Com isso, conseguimos reduzir não apenas custos, como também a ociosidade da força de trabalho.

2-       Tarefas Priorizadas

Pelo sistema de cores, o Kanban consegue demonstrar exatamente quais são as tarefas que devem ser feitas e colocadas em foco, naquele momento. Logo, conseguimos rapidamente atingir as metas propostas.

3-       Facilidade de circulação da informação

O quadro do Kanban é de fácil entendimento e visualização. De modo prático e rápido, a informação é assimilada e repassada. Isto contribui para que a cooperação seja cada vez mais fortalecida dentro da organização.

4-       Aumento da Produtividade

Quando as tarefas são priorizadas e delegadas para cada setor responsável e capacitado para lidar com cada uma delas, a produtividade da empresa cresce exponencialmente.

5-       Primazia da Autonomia

O sistema Kanban permite que a informação corra de maneira rápida e dinâmica. Sendo assim, os indivíduos possuem maior liberdade e segurança para tomar decisões, sem depender exclusivamente dos seus superiores.

6-       Melhoria da comunicação interna

E por último, um fator que une todos os outros cincos motivos, que é a comunicação entre os setores. Assim como a informação, com o Kanban a comunicação ocorre com a fluidez necessária para fomentar adequadamente o crescimento equilibrado da empresa.

Kanban online: organizando fluxos de trabalho on-demand!

Outro ponto relevante a ser mencionado é que o Kanban pode ser completamente incorporado à tecnologia, inclusive já existindo aplicativos de gestão de processos e negócios inspirados na metodologia. Contudo, podemos também fazer o método em uma simples planilha de Excel, reiterando sua inerente simplicidade.

Em relação ao Kanban “convencional”, podemos constatar que a facilidade de guardar informações na “nuvem” , a rápida capacidade na atribuição de tarefas e datas de entrega, além de detalharmos a hora exata em que cada comando é realizado, são pontos favoráveis ao Kanban online , e que não devem ser ignorados.

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